退職の挨拶メール例文【社外・取引先向け】送る時期と後任の書き方

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「取引先に退職の挨拶メールを送りたいけれど、いつ、何を書けばいいの？」「後任がまだ決まっていない時はどう書く？」

社外への退職挨拶は、社内向けよりも気をつけることが多いメールです。送るタイミングを誤ると、上司より先に取引先へ話が伝わってしまうこともあります。

人材業界で働く現役のプロ（退職・転職相談500名超）の筆者が、社外・取引先向けの退職挨拶メールをまとめました。送る時期、書くこと・書かないこと、場面別にそのまま使える例文を紹介します。社内向けの例文や、取引先から返信が来た時の返し方もあわせて載せています（2026年11月時点の情報です）。

結論｜社外への退職挨拶メールは「上司の了承後、最終出社日の1〜2週間前」に「後任の紹介」をセットで送る

社外への挨拶メールで大切なのは、文章のうまさより「この先、誰に連絡すればいいか」が取引先にすぐわかることです。後任の名前と連絡先がはっきりしていれば、短い文面でも十分に丁寧な挨拶になります。

社外への退職挨拶メールはいつ送る？社内向けとの違い

社外と社内では、送る時期が違います。社内向けは最終出社日に送るのが一般的ですが、社外向けはそれより前に送ります。

いちばん大切なのは、取引先に伝えるタイミングを上司と決めてから送ることです。会社によっては、担当変更の案内を会社として出したい、後任が決まってから知らせたい、という方針があります。自分の判断で先に送ってしまうと、上司が取引先から先に話を聞くことになり、最後に気まずさを残しかねません。

また、長くお付き合いのある取引先や大口の顧客には、メールより先に、電話や訪問で直接伝えるのが丁寧です。その場合、メールは「後任の連絡先をあらためてお知らせする」補足の役割になります。後任と一緒に訪問して挨拶したい取引先には、最終出社日の2週間〜1か月前に日程を打診しておくと、予定を合わせやすくなります。

まだ退職日が決まっていない方は、退職は何ヶ月前に伝えるべきかの記事で、伝える時期から逆算しておくと安心です。

退職挨拶メール（社外向け）に書くこと・書かないこと

書くこと｜件名＋4つの要素で十分

書かないこと｜トラブルのもとになる4つ

• 退職理由：社外には書かなくて問題ありません。「一身上の都合により」もなくてかまいません。体調や人間関係などの事情を書くと、相手が返事に困ります
• 会社への不満：取引先は今後も会社と付き合いが続きます。後任に迷惑がかかります
• 転職先の社名：書くかどうかは会社の方針次第です。同じ業界への転職だと、顧客を引き抜くつもりではと受け取られるおそれがあるため、迷ったら書かないほうが無難です
• 個人の連絡先：個人の携帯やSNSを書く前に、会社のルールを確認しましょう。退職後に取引先と私的にやり取りすると、顧客情報の扱いをめぐるトラブルにつながることがあります

入社時に「競業避止」（同じ業界の会社で働くことや、顧客との取引を制限する約束）の誓約書にサインしている場合は、なおさら転職先や個人の連絡先の扱いに注意が必要です。不安な時は、送る前に上司か人事に文面を見てもらうと確実です。

退職日は決まったけれど、次の職場がまだ決まっていないという方もいるはずです。在職中に転職エージェントへ登録しておけば、面談を有給消化の期間に入れることもでき、最終出社日の後に空白期間をつくらずに済みます。

社外向け退職挨拶メールの例文5つ【場面別】

【　】の部分を自分の状況に置きかえて使ってください。例文2〜5は本文の中心部分だけを載せています。宛名・冒頭のあいさつ・結び・署名は例文1と同じ形で入れてください。どの例文も、長すぎず、取引先が「次は誰に連絡すればいいか」がすぐわかる形にしています。

例文1：基本の形（後任が決まっている）

例文2：後任がまだ決まっていない

後任が未定でも、「誰が窓口になるか」だけは必ず書きましょう。上司や部署の代表アドレスを窓口にしておけば、取引先が困ることはありません。窓口をどうするかは、送る前に上司と決めておきます。

例文3：長くお付き合いのある取引先（少し丁寧に）

具体的な思い出を一つだけ入れると、定型文より気持ちが伝わります。長く書きすぎないのがコツです。

例文4：複数の取引先にまとめて送る（BCC）

まとめて送る時は、宛先を必ずBCCにします。ToやCCに並べると、取引先同士にメールアドレスが見えてしまい、情報管理の面で問題になります。冒頭に「BCCで送っています」と一言添えると、宛名がないことへの違和感も減らせます。

例文5：最終出社日に送る・直接挨拶に伺えない（急な退職）

急な退職で、最終出社日に社外へ送ることになった場合も、この形で問題ありません。その日のうちに返信へ対応できるよう、午前中に送っておきましょう。急な退職ほど、取引先が気にするのは「進めている案件がどうなるか」です。進行中の案件名を出して「引き継ぎ済み」と書くだけで、相手の不安はかなり和らぎます。引き継ぎが十分にできるか不安な方は、退職の引き継ぎはどこまで義務かの記事もあわせてご覧ください。

社内向け退職挨拶メールの例文2つ

社内向けは、最終出社日に送るのが一般的です。社外向けよりくだけた表現でかまいませんが、こちらも退職理由を詳しく書く必要はありません。

例文6：部署全体・関係部署へ

例文7：お世話になった上司・先輩へ個別に

社内の一斉メールを送る時間は、終業の1〜2時間前がおすすめです。返信をもらった時に、その日のうちにお礼を返せます。最終出社日までの職場での過ごし方は、退職を伝えた後が気まずい時の過ごし方でまとめています。

取引先から返信が来た時の返信例文

挨拶メールを送ると、取引先からお礼や励ましの返信が届くことがあります。最終出社日までに、短く返しておきましょう。

仕事の質問には、自分で答えきろうとせず後任につなぐのが基本です。退職後に自分しか知らない状態を残さないためです。

送る前に確認したいチェックリスト

• 上司に、取引先へ伝えるタイミングと文面の了承をもらったか
• 後任者（または窓口）の名前・連絡先は正しいか。個別に送る場合は後任をCCに入れたか
• 退職日と最終出社日を取り違えていないか
• 複数社に送る場合、宛先をBCCにしたか
• 退職理由・不満・転職先など、書かなくていいことを書いていないか
• 署名が最新か（役職や電話番号が古いままになっていないか）

そもそも退職を言い出せていない、引き止めにあって退職日が決まらない、という段階で悩んでいる方もいるかもしれません。その場合は、まず退職を言い出せない時の対処法をご覧ください。自分で伝えるのがどうしても難しい時は、退職代行サービスの比較記事で、労働組合や弁護士が運営するサービスの違いを確認しておくと選択肢が広がります。

退職挨拶メール（社外向け）のよくある質問

Q1. 社外への退職挨拶メールは、必ず送らないといけませんか？

法律などで決まった義務ではありません。ただ、担当していた取引先には送るのが一般的なマナーです。会社として担当変更の案内を出す方針の場合もあるため、まず上司に確認しましょう。

Q2. 退職理由は書いたほうがいいですか？

社外向けには書かなくて問題ありません。「私事で恐縮ですが、〇月〇日をもちまして退職することになりました」で十分です。取引先から聞かれた場合も、「次のことに挑戦するためです」など前向きな一言で足ります。

Q3. 退職挨拶メールに返信が来たら、返したほうがいいですか？

最終出社日までに届いたものには、短いお礼を返しましょう。会社のメールアドレスは退職後に使えなくなるのが一般的なので、返信は出社しているうちに済ませておきます。社外向けを1〜2週間前に送る理由の一つは、この返信の時間を確保するためです。

Q4. 有給消化中に挨拶メールを送ってもいいですか？

社外向けは、最後に出社する日までに送るのが基本です。有給消化中は返信や引き継ぎに対応できないため、取引先を待たせることになります。有給消化の進め方は退職時の有給消化の記事で詳しく解説しています。

Q5. 退職代行を使う場合、取引先への挨拶はどうすればいいですか？

退職代行を使う場合、取引先への担当変更の連絡は会社の判断で行われるのが通常で、自分から挨拶メールを送る必要があるとは限りません。自分から送りたい時は、会社の了承をとってからにしましょう。労働組合や弁護士が運営する退職代行なら、こうした会社とのやり取りも任せられます。民間企業が運営する退職代行は退職の意思を伝えることしかできず、会社と交渉や調整はできない点に注意してください。違いは退職代行の比較記事で確認できます。

まとめ｜退職挨拶メールは「次の連絡先」が伝われば十分

• 社外向けは、上司の了承をとってから、最終出社日の1〜2週間前に送る
• 社内向けは、最終出社日の終業1〜2時間前が目安
• 書くのは退職の報告・最終出社日・後任者・お礼。退職理由や不満は書かず、転職先は迷ったら書かない
• 取引先からの返信には短くお礼を返し、仕事の質問は後任につなぐ
• 後任が未定でも「誰が窓口か」は必ず書く
• 複数社にまとめて送る時はBCC

退職挨拶メールは、最後の仕事のひとつです。丁寧に送っておけば、業界のどこかでまた会った時に、よい関係から始められます。次の職場探しがまだの方は、最終出社日を迎える前に、相談先を1〜2社に絞って話を聞いておくと安心です。

退職前後にやることを一覧で確認したい方は、退職後の手続き・やることリストもご活用ください。

※本記事の送る時期や書き方は、一般的なビジネスマナーにもとづく目安です（2026年11月時点）。取引先への連絡方法や文面は会社ごとに方針が異なるため、送る前に上司や人事にご確認ください。